出生医学证明档案管理研究

档案管理自动化系统探究

《出生医学证明》是具备法律效力的文件资料，是我国公民重要的档案资料，并且是不可以更改的。近年来，随着我国计生工作逐步完善，《出生医学证明》档案在管理方面取得了很大的成效，但仍然存在一定的管理不规范问题需要进一步优化完善，以提高我国公民户籍资料的档案管理水平。

一、《出生医学证明》档案管理仍存在的问题

(一)医院没有建立明确的保管部门

当前阶段，我国《出生医学证明》最初保管阶段主要由婴儿出生的医院负责，但很多医院并没有建立专门的《出生医学证明》保管部门，这种情况影响了档案资料的保管质量。《出生医学证明》原本属于医院病历内容，但经过制度改革后，将其与病历单独划分，但政府监管单位并未明确要求医院由哪个部门保管此项档案资料，一般医院便将其放到医务科或妇产科保管，有些医院仍然与病历一同保管，这种相对混乱的责权划分很容易出现保管不当的现象，如出现破损甚至遗失等问题，需要引起重视。

(二)保管期限尚未明确

一般情况下，医院病历保存期限大多在30年，根据卫生部制定的《医院工作制度》，原则上对住院病案资料需要进行永久性的保管。现阶段，虽然有些医院对《出生医学证明》的保管期限按病历保管原则进行永久性保管，但由于相关监管部门并未明确指出保存期限，仍有一些医院未能实现长期保管，时有出现因《出生医学证明》档案资料管理不当造成破损丢失的现象，容易引发矛盾纠纷。

(三)保管场所和环境规范性差

有些医院由于场地和资金因素所限，在保存《出生医学证明》档案资料时未能严格按照档案管理规范标准提供优质的保管环境。有的医院档案保管室硬件条件差，阴暗潮湿且缺少足够的防护措施，难以达到档案管理中要求的防盗、防火、防潮、防高温等各项标准，这种情况很容易导致《出生医学证明》损坏或丢失。此外，部分医院的档案管理系统性不强，或档案登记制度不健全，造成档案归档时摆放混乱，给后期的查询检索和档案维护造成难度。

(四)档案管理移交制度不完善

档案移交过程出现问题是比较常见的，很多档案管理人员缺乏系统性的培训，在移交和使用等方面较为随意，在出现突发状况时也缺乏应急处理能力。同时在档案移交和归档过程时未达到档案管理信息化建设要求。如部分机构不能有效使用计算机网络信息化管理模式对档案进行移交管理和联网归档，使《出生医学证明》的管理效率降低，增加了档案管理工作的工作量和人力成本。此外，在档案管理移交过程中，缺少完善的移交管理流程，容易出现部门之间责权不明相互推诿的情况发生，也不利于《出生医学证明》管理工作的开展。

二、《出生医学证明》档案管理的优化完善

(一)明确《出生医学证明》档案管理部门

根据《出生医学证明》档案新的管理办法，要求和病历档案分开保管，但由医院的妇产科或医务科保管并不合适，应该交由医院专门的档案资料管理部门进行保管，并明确其责权划分，实现《出生医学证明》的统一管理。

(二)建立《出生医学证明》专人管理制度

为了有效避免《出生医学证明》人为打印错误，比不断降低废证率，应该建立专人管理制度，保证《出生医学证明》资料的准确性和规范性，并且有专人负责档案统计和归档工作，提高资料管理水平。

(三)明确档案资料保管时限

根据国家档案管理部门出台的相关文件，《出生医学证明》档案管理30年期限是不够的，应该按照永久保管原则执行，并且应该在一定时期内进行整理维护工作，保证档案资料免受环境因素的损害。

(四)做好收集整理以及归档工作

应建立科学合理的《出生医学证明》收集、转移、归档、贮存和使用制度。综合档案室工作人员应根据档案管理制度，每年第一季度积极收集上一年度《出生医学证明》档案文件，认真核对，确保资料的完整规范，并进行分类归档。

(五)利用计算机网络和信息化技术

《出生医学证明》管理工作应充分利用现代计算机网络和信息化技术，实现档案资料的数字化和网络化，利用统一的格式将《出生医学证明》资料录入到计算机网络系统中，实现档案资源的网络共享，使后续的查询检索和档案管理工作更为高效便捷。

(六)做好《出生医学证明》档案移交工作

随着社会管理水平的不断提高，民生档案资料的重要性越来越明显，许多档案馆十分重视对民生档案的接收。一方面，是为了更好的保存和利用这些民生档案资料。另一方面，它可以丰富馆藏，为广大人民群众提供更方便快捷的查询途径。因此，医院综合档案室应及时将《出生医学证明》档案移交上级档案管理部门。各级档案管理部门要指导和监督医院进行档案资料的移交工作，并积极配合开展《出生医学证明》接收工作，更好地维护民生档案，使《出生医学证明》档案资料在我国户籍管理和卫生文教事业中发挥更重要的作用。

三、结语

总之，《出生医学证明》档案管理是一项重要的民生工作，但现阶段依然存在一定的不完善和不规范的问题。对此，各级医院和档案管理部门应予以更高的重视，加大人力和资金投入，健全相关管理制度，同时应充分利用现代化计算机网络信息技术，提高《出生医学证明》档案管理水平。

参考文献:

［1］关菊秋．如何规范《出生医学证明》档案管理［J］．山西青年，2018(11)．

［2］杜平．浅谈《出生医学证明》档案的管理［J］．黑龙江档案，2017(04)．

［3］关菊秋．浅谈做好《出生医学证明》档案管理的几个环节［J］．山西青年，2018(12)．

作者:边琳琳 单位:齐齐哈尔市龙沙区妇幼保健站

水利水电建筑施工技术研究