图书馆智能化转型风险探究

企业全面预算管理思考

图书馆在人类文明发展进程中起到重要作用，不仅能传承丰富的智慧和经验，还是人类知识与文明传承的主要基地［1］。但在信息时代，传统图书馆面临越来越大的生存困境，智能化转型势在必行。从实际情况来看，图书馆智能化转型是一把双刃剑，既能提高图书馆的服务水平和效率，又埋藏着诸多的风险，主要包括运营、技术、价值等方面的风险。图书馆在转型过程中应正确理解和分析这些风险，并通过相应措施降低风险，才能实现智能化转型的最终目标。

一、图书馆智能化转型的风险来源

1．图书馆组织结构变化

图书馆作为持续发展的组织机构，必须跟随时代潮流不断调整，才能在竞争激烈的环境中生存下去。图书馆智能化转型需要配套相应的管理模式，由此带来组织结构的变化，成为图书馆一个主要的风险来源。在传统模式下，图书馆组织结构侧重于稳定性，根据业务不同对相关部门进行划分，最上层是馆长、副馆长，中间层是各部门主任，最底层是普通馆员，属于一种自上而下的垂直式组织结构［2］。但在信息时代，传统的组织结构已很难满足图书馆智能化转型的需求，有一些转型中的图书馆尝试使用联盟式、总分馆式等组织结构，取消或合并相关部门，使组织结构从垂直转向扁平。这种变化的目的是提高智能化管理效率，以适应信息时代带来的环境转变，让图书馆将工作重心从纸质资源转向数字资源，但总体效果还有待观察。组织结构是图书馆的主心骨，一旦发生变化会产生难以预料的后果。从实际情况来看，有不少图书馆在组织结构转型的过程中，无论联盟式还是总分馆式，除了管理系统不兼容需要改造，还会额外支出一定的经济和人力资源成本，形成比较重的负担。在这种情况下会产生投入成本与所获收益不对称、信息阻隔等风险。

2．图书馆服务方式

变化服务是图书馆的立馆之本，一切工作都是围绕为读者服务展开的。当图书馆进行智能化转型时，其服务方式也会发生一定的变化。在传统模式下，图书馆服务具有鲜明的实物特征，尽管计算机管理系统已逐渐在图书馆普及，但其服务重心依然是“一本书对应一位读者”，这种实物关系始终没有被打破。而在信息时代，数字化资源可以实现共享，一本数字图书能够被无数读者同时阅读，而且智能手机的广泛应用进一步拓展了图书馆的服务范围，服务模式创新成为图书馆智能化转型的一个重要环节。例如，上海图书馆推出的全年无间断数字化服务、清华大学图书馆推出的崁入式移动服务等，都是在智能化转型背景下对图书馆服务模式的创新尝试。还有一些图书馆充分结合社会力量，按照“互联网+图书馆+企业”的方式构建创客空间，或者将图书馆服务进行整体外包等，进一步创新图书馆服务类型。但从实际情况来看，新型的服务模式不仅会增加硬件投入，包括射频识别设备、读码器等，还会增加软件投入，包括新的服务系统、服务外包管理系统等。此外，图书馆的服务质量评价体系标准也需要重新设立，相关支撑技术要同步创新，馆员服务水平要相应提升。以上种种因素都会导致潜在风险的产生。

3．图书馆业务流程变化

传统的图书馆业务流程一般由以下环节组成：市场调研、图书选购、目录编制、图书典藏、书目推荐、现场阅览、借书还书等［3］。而在智能化转型过程中，图书馆业务流程会进一步拓展，包括数字资源采集、管理、整合、评价等。从现实情况来看，业务重组的实施难度较大，不仅是简单的业务环节精简、合并或者增加，还需要全新设计业务流程，服务人员的职能界限会被打破。相关研究成果表明，图书馆为适应智能化转型而进行的业务流程更新，属于一项长期的、系统的工程，既有高回报，也有高风险，实施成功可以极大地提升图书馆的服务效率，但也会产生人力资源风险、经济投入风险、系统管理风险等，真正达成目标的不到50%［4］。从具体情况来看，图书馆业务流程变化要有一个明确的方案，充分考虑业务流程转型可能带来的冲击，了解馆员的感受与意见，考量管理者的决策与应变能力，这些都可能成为风险的来源点。

二、图书馆智能化转型存在的主要风险

1．图书馆运营的风险

图书馆作为一个市场实体，需要有具体的运营模式，包括运营计划编制、运营业务组织、运营方案实施和运营方向控制［5］。在图书馆智能化转型中，运营风险时刻存在。一是内外部运营环境的改变。图书馆智能化转型不仅要适应外部运营环境的变化，还要不断调整业务流程。无论是业务重组还是业务整体外包，都可能会改变原有岗位结构，影响馆员情绪和业务运营质量。同时资源传输方式、图书采购模式等也会发生一定的改变，原有的业务流程由人工模式向自动模式、智能模式转化，如果对接不上将影响图书馆运营的稳定性。二是图书馆运营考验管理者的领导能力。图书馆智能化转型要求管理者有强大的决策力、敏锐的战略思想和开阔的视野，能够果断确定图书馆整体运营思路和基本运营方案，这需要管理者不断提高自身的专业素质和综合素质。相关调查数据显示，非图书馆学专业出身的馆长超过了70%，绝大多数都是从其他行政岗位调过来的［6］。管理者专业不对口现象有可能引发图书馆运营风险。三是图书馆智能化转型会产生一些全新的岗位，包括社交平台管理员、RFID技术员等，这对馆员素质提出了更高要求。如今，有不少图书馆在招聘人才时，明确提出复合型人才将择优录取。由此可见，人力资源是图书馆运营的根本保障，当人才储备难以跟上图书馆智能化转型速度，则会凸显出较大的运营风险。

2．技术革新的风险

图书馆智能化转型牵涉到计算机技术、信息技术、人工智能技术的应用，这是一个融合与采纳新技术的过程。技术革新与传统管理方式的冲突，会导致一定的风险产生。例如有的图书馆为了实现现场在线阅读和资料打印服务，购置了触摸屏设备、3D打印机等，对技术要求很高，但是传统图书馆的灵活性较低，馆员应变能力不足，即使调整了相关业务流程，也不一定能取得很好的效果，浪费资金投入的同时，智能化转型也可能失败。此外，新技术与图书馆传统业务的融合至关重要，包括业务流程、馆员、用户等方面的融合。例如文献微缩复制、RIFD等技术，都需要紧密结合传统业务。馆员要具备使用新技术的能力，同时新技术应用也要满足用户需求。根据IFLA趋势报告结果，新技术可以方便人们获取信息，但也可能阻碍人们获取信息［7］。例如北京市朝阳区计划建立150个自助式的图书馆，但多年也没有完成目标，主要原因是设备维护难、地点选择难、满足用户个性化需求难。图书馆智能化转型是为了提升“服务均等”理念，但实际上可能使新技术应用与用户群体的距离越来越远，因此图书馆在转型过程中应关注技术革新的风险。

3．图书馆核心价值被弱化的风险

图书馆核心价值理念是以组织文化为基础的，伴随着组织的发展而发展，并对组织发展结果造成直接的影响［8］。目前，国内图书馆先后实现智能化转型，成果斐然，例如，国家图书馆门户系统允许实名制读者远程访问50多种数据库，为读者查阅国家图书馆资源提供了方便；广州图书馆构建了“数字阅读平台”，读者注册登录后就能免费阅览海量的数字信息；上海图书馆通过微博、微信等社交平台，进一步拓展为读者服务的途径，让知识传播实现广泛的共享。但必须注意的是，智能化转型在提高用户服务质量的同时，也会冲击图书馆的核心价值；由于智能化图书馆支持远程访问，读者通过电脑、手机等在任何时间任何地点都能访问图书馆系统，最终导致读者的到馆率逐年下降，图书馆阅览部的一些传统服务被弱化。可以说，图书馆智能化转型在增加新型服务的同时，传统服务优势也在逐渐下降。此外，智能化图书馆强调用户的个性化需求，但如果只追求高层次的知识服务，将会偏离“为全体读者服务”的宗旨，导致其他读者的利益被忽略，这与图书馆传统的核心价值观不相符。因此，如何维持和提高图书馆的核心价值，成为图书馆智能化转型亟须解决的一个问题。

三、图书馆智能化转型的风险控制策略

1．通过优化治理降低运营风险

针对图书馆智能化转型存在的运营风险问题，图书馆可以通过组织结构、客户关系、人才专业等方面的优化治理，转移运营风险。一是全面治理组织结构。《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》明确规定：公共图书馆可以按照现代治理的方式组建理事会，广泛吸纳社会各界人士参与管理［9］。这种理事会制度具有民主性和开放性等特征，能够吸纳外部的专业人士进入决策层，充实图书馆对运营进行决策与监督的人才队伍。理事会制度是一种标准的法人治理结构，决策层、监督层和执行层得到了有效分离，这有利于激发图书馆的运营活力。二是客户关系治理。图书馆在运营的过程中，需要采购多方资源和设备，在传统模式下，图书馆主要与图书批发商合作，但在智能化转型后，图书馆与服务器运营商、智能设备提供商、软件制造商、服务外包商等市场方的合作增多。图书馆可以通过规范合同条款，明确双方的权利及义务，确保自身的权益受到保护，以此降低运营风险。三是人才专业的治理。首先，制定馆长专业的规范标准，要求必须图书馆专业出身才能任职馆长，这在一定程度上可以保障管理者专业对口；其次，加大人才储备，多招收复合型人才，为智能化转型后的图书馆运营奠定人力资源基础。

2．通过环境掌控降低技术风险

技术革新支撑着图书馆的智能化转型，但也带来一定的风险，图书馆可以通过环境掌控不断降低技术风险。一是加大信息环境的控制。技术革新改变了传统信息环境，图书馆应观察新形势下的信息业态变化，不仅要发挥传统优势，还要积极融入新的信息环境，使自身的智能化转型发展适应新环境。在传统模式下，图书馆主要依靠馆藏资源开展服务，而在智能化转型之后，图书馆有了更多的服务途径和平台，因此要掌控信息环境，尽量减少技术风险。二是无缝对接用户环境。信息时代，用户获取信息变得更加方便、快捷。图书馆智能化转型的主要目的是提高用户服务质量，满足用户的个性化需求，因此，图书馆实施技术革新不仅要改变信息环境，考虑如何无缝对接用户环境，使图书馆服务贴近大众生活，还要密切关注用户的行为变化，真正发挥技术革新的效用。三是掌控内部管理环境。图书馆智能化转型带来了业务流程的变化，图书馆内部管理环境也出现了相应的转变。在新技术、新业态下，要有相配套的管理模式，才能从最大程度上降低技术风险，这就需要图书馆全面掌控内部管理环境（包括成本管理，例如转型前期的成本预测、转型后期的投入预算等）和馆员对新技术应用的适应情况（包括情绪波动状况、队伍稳定性等）。

3．通过业务创新降低价值风险

图书馆智能化转型存在核心价值被弱化的风险，图书馆可以通过相关业务的创新，不断提高读者的到馆率，规避价值风险。第一，创新图书馆服务理念。图书馆智能化转型会产生一些新的业务流程，但工作效率不一定能及时提高，因为业务流程重组只是影响因素之一，还要关注其他的影响因素。一是要对相关的服务内容和工作方法进行配套，形成合理的业务运行方式；二是要对用户需求的满足进行评估，总结智能化转型是否符合自身的发展理念，现有资源和开拓中的资源是否能够有效支撑读者服务。例如，南昌图书馆对外开放科学数据服务，杭州图书馆增加了旅游数据的智能化检索服务，都属于有益的业务创新，增强了服务实践效果，使图书馆智能化转型进一步纵深发展。第二，提高馆员队伍的素质水平。图书馆业务创新的本质是人的创新，加强馆员队伍建设有利于提高馆员的素质水平，让他们更好地理解和吸纳业务创新理念，从而降低图书馆智能化转型所带来的价值风险。图书馆可以构建内部人员成才机制，或者引入职业资格认证机制，通过有效的手段强化馆员的专业培训和素质教育，不断提高馆员队伍的整体水平，这既能拓展新的价值理念，又能最大限度地维护传统核心价值观。

｜参考文献｜

［1］孙笑，董泽稼，颜涛.我国数字图书馆智能化信息服务模式研究［J］.现代情报，2016（12）：111-113.

［2］侯松霞.智慧图书馆顶层设计研究［J］.图书馆工作与研究，2016（6）：5-9.

［3］李全华.“一体式”图书馆的创新发展启示［J］.出版广角，2017（20）：77-79.

［4］王东波.“十三五”：图书馆的发展趋势与战略转型［J］.情报杂志，2016（10）：76-80.

［5］卫军英，刘晶.拥抱技术的变革：智媒时代对公共图书馆服务重塑的启示［J］.图书馆杂志，2018（1）：27-32.

［6］黄晓斌，吴高.人工智能时代图书馆的发展机遇与变革趋势［J］.图书与情报，2017（6）：19-29.

［7］李后卿，董富国.智慧图书馆服务实现策略探析［J］.图书馆，2016（5）：80-84.

［8］王欢.图书馆的智能形态变革及新服务论析［J］.出版广角，2018（3）：41-43.

［9］杨娟，刘澍.论公共图书馆治理模式的立法预设——基于内源发展的远眺［J］.图书馆论坛，2017（6）：82-90.

作者:刘平 姚蕊

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