大数据下档案信息服务探讨

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近年来，随着信息技术的飞速发展，人们对大数据（bigdata）一词的关注度越来越高。2015年国家在贵州省建立起了首个大数据中心，实现了国家与贵州灾备中心数据的同步传输和异地备份。2017年，国家档案局李明华局长指出：当年是全国数字化档案资源年，全国的数字化档案资源已达到了2243万GB，数字化全文识别取得重大进展，这标志着档案管理也进入了大数据时代。在大数据时代下，档案机构如何充分发挥主观能动性，开发网络档案信息资源的作用与功能，是档案机构所面临的一个重要问题。大数据技术最重要的价值就是能够迅速处理海量的、多样化的、增长速度极快的信息资源，从而给档案机构信息服务开辟新的发展道路和创新空间，这成为档案信息服务的主要发展趋势之一。从档案工作的角度来看,与传统的“一查一调”档案服务方式相比，大数据将是一种有效的,且更具生命力的档案服务方式。因此，我们要充分了解大数据背景下档案信息服务的的特点，深入分析档案信息服务的现状与问题，然后具有针对性地提出改进策略，从而使档案信息服务工作与大数据技术完美融合，协调发展。

一、档案信息服务的概念

档案信息服务是指档案馆通过档案信息的收集、整理、归档和利用等一系列活动，为用户提供其所需的档案信息资源，以满足用户的档案信息需求，为用户解决各种社会问题提供方便。所谓大数据时代的档案信息服务，就是指充分利用云计算和大数据技术，从各种类型的档案信息中，快速获得有价值的信息，实现迅速、优化、系统、科学的档案管理模式。那么,大数据时代档案信息服务有哪些特点呢？

二、大数据时代档案信息服务的特点

（一）档案信息服务的智能化

大数据环境下，档案机构工作人员可以通过数据库技术、数据的合理压缩、网络远程信息传递、自动翻译、扫描等技术手段对档案信息资源进行立卷归档，组织成具有有序结构的档案信息资源库，通过计算机网络技术进行云储存。利用档案数据库系统进行智能计算检索、分析、查询、处理、存储数据等，从而使档案资源的开发利用实现数字化和智能化，纸质档案与信息高速公路的接轨。另外，还能在大数据技术的支持下,使用户仔细分辨自己的档案需求,分析所得的结果,改变档案信息形态,从而档案信息资源得到充分挖掘和利用。[1]

（二）档案信息服务的高效化

原始的档案信息服务是对一整个库房、一排排档案柜架、一盒一盒的纸质档案进行手工翻阅查找，不仅工作量大，而且效率低下，准确率低，极大地影响了档案信息资源的利用率。在当今大数据时代，数据量大、时效高、速度快，以手工检索为主的查档方式已经不适应时代的需要。[2]随着网络信息技术和大数据的发展，查阅者只要满足档案机构规定的查阅权限要求，符合档案保密规定，就可以通过网络终端对所需档案信息资源进行智能搜索、查找，甚至进行浏览、分析和利用，检索速度以秒计，大大提高了档案检索和利用的速度。

（三）档案信息服务范围的社会化

在大数据背景下的信息服务，只有得到用户的一致认可，服务的效果才能得到最大程度的展现。[3]档案机构的中心工作是提供服务利用，因此在提供方面，档案机构一直坚持以社会公众需求为导向，坚持以优质的服务质量和高效的服务效率，以较低的服务成本，最大限度地满足社会公众的需求。网络环境时代，由于网络资源和网络技术的发展,社会公众查询和利用档案的方式变得更加便捷,并且随着大众的档案意识日益增长,档案机构的用户范围越来越广,各种网络范围，用户层次，地域单位都能共同利用档案信息资源，逐渐呈现出“社会化”趋势。

三、大数据环境下档案信息服务的障碍

网络技术和大数据的迅猛发展为档案信息服务提供了便利的条件和广阔的发展空间，但是由于种种原因，网络信息服务的发展进程并不如意，仍然存在许多障碍。

（一）网络档案信息安全问题

大数据为档案管理和利用提供了便利，但大数据也存在着巨大风险，如电脑黑客组织、计算机病毒的传播、计算机硬件设备被破坏等等，都会造成档案信息资源的漏洞和安全隐患，甚至会造成整个档案系统的缺失。在大数据时代，网端非法入侵现象屡禁不止，数据被窃取率达到将近百分之九十，档案信息资源的安全防护存在极大挑战。

（二）网络档案信息资源庞杂无序

信息时代，档案信息网络化的发展产生了数量巨大、种类繁多的数据，这一方面意味着网络档案信息服务存在着丰富的档案信息资源，另一方面也造成了社会大众乃至档案专业人员利用的难度。网络档案信息数量巨大、数据类型极其复杂，存储格式多样，变化速度快、涉及面广泛，容易形成“信息孤岛”，给网络档案信息服务带来不便。

（三）档案服务人员的服务意识和专业素质不高

多年以来，很多档案机构的档案工作一直处于被动状态，部分员工缺乏危机感和创新、求变意识，档案信息服务机构的员工网络档案信息服务意识淡薄，对于新环境、新情况、新要求并不了解，也不主动求新求变。大数据环境下用户档案信息需要的不断变化和发展，对档案信息服务工作提出了越来越高的要求，而档案机构的服务水平停滞不前,导致不能灵活运用大数据进行档案信息服务。

四、网络环境下档案信息服务的策略

（一）完善档案信息服务的网络环境

网络和大数据世界错综复杂，档案信息的安全问题不容忽视。因此，要保证档案信息安全，必须加强档案信息安全系统的建设。运用一定的技术手段，对档案信息原始文件进行保护，应做好数据的备份；提升档案信息化软硬件配置，配备安全系数高的档案管理系统；同时，要构建专业防火墙，安装防毒软件，抵御黑客攻击，防止信息安全系统遭受侵害；另外，还要设置访问权限，加强密码保护，禁止非法用户访问，以确保档案信息服务的安全。

（二）加强对档案信息资源的组织与整合

加强档案信息资源的组织与整合是档案机构开展网络档案信息服务的物质保障。从技术上来说，要实现档案信息资源有效整合首先要在行业内进行档案标准化建设。加快制定档案行业标准，如档案管理数据标准、档案信息系统数据格式标准、档案归档管理规范标准、电子档案存储格式标准等等[4]，使之形成一个科学、规范的标准体系，以保障档案信息资源的有序建设和整合。在外在形式上的组织方式则应多种多样，如各级各部门档案网站之间互相建立链接，使档案资源无缝连接；根据档案信息的内容进行分类，设置目录，开启站内搜索功能等。[5]

（三）加强档案服务队伍建设

现代档案管理的中心是档案服务，而档案信息服务主要依靠档案人才，因此，档案机构必须大力开发档案人力资源：一方面，要从内部提高档案服务人员的素质，加强对档案机构在职人员的培训工作，用创新思想武装他们的头脑，鼓励档案服务人员开发新的服务方式，积极挖掘档案信息资源的利用价值，更好地为大众服务；另一方面，应转变思想，积极引进具有现代信息技术知识及熟练开发应用管理软件背景，又有档案专业知识的人才，使档案网络信息资源得到合理开发利用和保护。

五、结语

在大数据时代，档案信息的网络服务已经成为档案信息服务的核心。档案机构要始终坚持以用户的需求为中心，在实际工作中不断探索、改进和创新,运用网络和大数据技术开发更多更全面的档案信息资源，并且改进工作作风，提高工作效率，为社会大众提供更加优质快捷的档案信息服务。

参考文献：

[1]孙雪.浅谈数字档案馆信息服务[J].黑龙江史志,2014（8）：304.

[2]郎文香.大数据时代高校校友档案的建立与开发利用[J].遵义师范学院学报,2017（10）:172-174.

[3]印伟，孙倩倩.基于大数据的高校移动图书馆信息服务资源整合研究[J].遵义师范学院学报,2017（4）:164-166.

[4]刘春.浅析档案信息资源整合及共享[J].云南档案,2015（8）:53-54.

[5]杜昆.网络环境下档案信息咨询服务的现状与对策[J].浙江档案,2005（12）:19-20.

作者:王晨加 单位:遵义师范学院

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